O Google Docs é incrivelmente conveniente, mas o compartilhamento irresponsável de links pode expor documentos que podem parecer privados.
Muitas pessoas elogiam documentos Google por sua versatilidade e a opção inestimável de compartilhar um documento com pessoas específicas, mas essas opções de compartilhamento e como são usadas podem abrir a porta para algumas violações de privacidade enormes. Às vezes, é assustadoramente difícil usar a Internet de forma profissional e evitar depender dos serviços do Google, mas existem maneiras de usar essas ferramentas e proteger os dados pessoais simultaneamente.
O pacote de recursos do Google é útil para praticamente qualquer pessoa com acesso à internet. A empresa apóia um tesouro de programas gratuitos para todas as linhas de trabalho, como Gmail, Planilhas Google, Google Drive, Google Maps e, claro, Google Docs. Todas essas ferramentas fornecem opções de compartilhamento impressionantes, permitindo que os usuários compartilhem dados e colaborem em projetos, e algumas são até divertidas de usar.
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Infelizmente, tirar proveito dessas opções de compartilhamento também produz os maiores riscos. No Google Docs, o método mais fácil de compartilhar links é ativar o compartilhamento de links para produzir um URL exclusivo para o documento e enviar esse link a um colega. Embora a ação direta de enviar um link de pessoa a pessoa seja relativamente segura, se esse documento tiver links que vão para outros sites, clicar nesses links envia o URL anterior (aquele que foi criado de forma privada para compartilhar o próprio documento) para o novo diretório do site. Não é uma prática inerentemente nefasta - é apenas uma parte pouco conhecida de como a internet funciona.
Como manter a privacidade ao enviar documentos do Google
Uma das maneiras mais fáceis e eficazes de compartilhar um Documento Google com segurança é compartilhá-lo com pessoas específicas. Existem algumas maneiras de fazer isso. A maneira mais rápida é manter o compartilhamento de link desativado e, em vez disso, selecionar 'Pessoas específicas' nas opções de compartilhamento de link. Isso requer que a outra parte faça login em uma conta do Google, mas se o trabalho significar enviando informação sensível em um documento, provavelmente vale a pena a etapa extra. Se o arquivo incluir links e o usuário clicar neles, o URL ainda dirá aos outros sites onde o usuário estava quando clicou no link, no entanto, não permitirá que esses sites leiam o documento em si, pois as opções de compartilhamento de link foram definidas para limitar o acesso apenas às pessoas específicas escolhidas.
Outra opção é fazer uso dos Grupos do Google. Essa rota também exige que todos os envolvidos façam login com uma conta do Google, mas, em troca, cria uma lista de pessoas para as quais tudo pode ser compartilhado exclusivamente. Essa é uma ótima opção se o trabalho exigir o compartilhamento frequente de documentos com um grande grupo de pessoas. Cada Grupo terá seu próprio endereço de e-mail '@googlegroups' associado, então, em vez de inserir o endereço de e-mail de uma pessoa específica ao escolher onde compartilhar um Documento, apenas use o e-mail do Grupo. É uma boa ideia acompanhar os membros do grupo para saber quem tem acesso aos arquivos compartilhados e é fácil remover pessoas que não fazem mais parte do projeto.
Em última análise, como normalmente acontece ao se comunicar online, estar atento às configurações de privacidade ao compartilhar informações é fundamental. Com o uso inteligente de compartilhamento de link, documentos Google pode ser seguro e protegido.